放浪コラム
強力なセクレタリチーム
2008年08月14日 14時26分
僕が最初に入った会社では、営業部の庶務さんと言えば、いつもお茶をのみながらしゃべりまくってる印象でした。暑い中、寒い中、営業の僕がオフィスに戻ってきて何か仕事を依頼しようとすると露骨に面倒くさそうな顔をするのです。当時は、ワープロも課で一個とか、見積書も手書きとか、庶務さんに頼らなければ書類作成がままならなかったので、我慢するしかなかったのですが。
転職した外資系では事情が違いました。営業1名から2名に対して、1名のセクレタリがつき、相棒と呼べるほど二人三脚で業務をこなしていくのです。内勤のセクレタリが、大半の業務を外に出ている営業に代わってこなしてくれて、お客様対応、見積書の提出、その他ルーチンワークを手際よく処理してくれます。おかげで、僕はほとんどオフィスに居ないまま、事務処理も滞ることなく、それなりの営業成績をあげることができました。
今の僕たちの会社では、メンバー、25名に対して、セクレタリが5名在籍しています。営業的な業務を行うアカウントマネージャが5名ですから、多い配分です。アカウントマネージャ2名に対して1名という状態です。個々のセクレタリは、営業支援担当、経理担当、総務担当、マーケティング担当などと会社全体におけるミッションもあるのですが、内勤という状況を活かして、会社の強力な推進エンジンとなっています。
このセクレタリ陣は、かなりの総合的なバランスが取れていて、さらに頭の回転が速く、ビジネスマナーもしっかりと叩き込まれていて、何事にも柔軟に、かつ向上心が高くないと勤まりません。アカウントマネージャ陣や僕がお客様の満足度向上や新しい仕組みづくりに没頭できるのも、強力なセクレタリ陣が滞りなく業務を進めてくれているからです。最近では、プロジェクト型の業務もどんどんセクレタリ陣との共同作業で進めています。
セクレタリ陣の業務もマニュアル化していくことは可能で、進めてはいるのですが、どうしても本人たちの資質に依存する部分が多いです。そういう意味で現在のメンバーはかなり強力です。
僕たちの場合、積み上げてきたノウハウと、それを運用するセクレタリというこの二つが、「会社である」と言っても過言ではありません。向上心にあふれた、全体を見渡せ、スピード感のあるセクレタリグループ。これが僕たちの企業文化の重要な一端です。
僕たちと最近名刺交換したことある方は知ってると思いますが、メンバーの名刺には、セクレタリ名が併記しています。これは、留守がちなメンバーに対しても円滑に連絡が取れるようにしているお客様向けの側面もありますが、一番は、誇りを持ってセクレタリのみんなが活躍して欲しいという想いもこめています。
社内英会話教室
2008年08月08日 10時32分
先輩経営者の方々に話を聞くと、順調に組織として動いている会社の経営者の方は、「教育」の重要性を強調されます。中には会社の費用で大学へ通ってもらっているような例も。僕たちの場合、そこまでの体力はまだないのですが、教育の重要性は痛感しているので、特に最近は「最初から決まっている勉強時間」として、ある程度教育の時間を確保しています。このあたりの進め方はまた別項で。
業務教育や、スキル教育、勉強会とは別に、毎週水曜日は、昼の12時半～13時半まで英会話教室を開催してます。講師できてくれているのは、エポック英会話教室のHojin先生。
手品の名人でとてもフレンドリーで楽しいレッスンです。休憩時間を30分と、就業時間内30分を利用しての英会話教室。目的の第一はもちろん英会話力の向上を個人としても会社としても目指しているわけですが、さらに目的がいくつかあります。
・普段会話することの少ないメンバー同士で会話を楽しむ
・控えめな性格が多い中、勇気を出す習慣を身につける
・勉強をしなきゃ・・というきっかけづくり
・30分仕事時間が短くなることをあらかじめ頭に入れての段取り力の向上
などなど。僕もお客様絡みの予定が入ってない限りは、「Keiji」として参加しております。新人の特に女性メンバーとは僕も普段会話することがどうしても少なくなってしまっているのですが、英会話教室では、「笑顔」で、ファーストネームで呼び合って会話をします。実際、この機会は貴重です。
そういう意味では、英会話である必要はなく、会社の実状に合わせた業務系以外の勉強タイムを実行すればいいでしょう。料理教室などいいかもしれませんよ。
英会話の上達はというと・・・僕の場合は怪しいのですが、これがきっかけでジョギングの時などに、英会話のポッドキャストなど聞くようになりました。上達までの道は険しいですけど！
移動時間を勉強時間に
2008年08月07日 09時39分
経営、ビジネスにおいては、
・移動時間
・社内業務時間
の２つは、少なければ少ないほどよく、
・お客様活動時間（訪問、お客様向けメール、お客様向け提案の準備など）
を圧倒的に増やすことが原則です。加えて、個人レベルでは、
・勉強時間
を増やす必要があります。
社内業務時間は仕組み化や、不必要な業務がないかなど、定期的な棚卸で見直しを進め、場合によってはアウトソーサーの活用も大事になってきます。前回書いた、ルーチン作業の割り出しと、その徹底的なマニュアル化が大いに貢献するでしょう。
ただ、移動時間は個人レベルで少なくするのは限界があります。そもそもエリア戦略が間違っていたら、どうやっても短くならないからです。このエリア戦略の件は別途項をあらためます。
では、個人レベルで可能な工夫はないでしょうか？
移動時間を有効活用して、例えば、PCが使える環境ならば、メールの返事を書くとか、専門ブログを執筆するなど、「お客様活動時間」に変えることが可能です。葉書を書くことが可能ならば、訪問後の御礼などをさっと書いて投函するなど有効でしょう。携帯でもできることはけっこうあります。電波が良好なら待ち時間使って、アポイントのお願いなども可能です。携帯でお客様も読んでいるブログを更新したりもできます。
僕は最近では、移動時間＝勉強時間と考えるようにしています。以前から雑誌などは読んでいたのですが、マス向けの情報はやはり希薄で、勉強にはならないと感じていました。最近では、飛行機や電車での移動の場合は本を数冊持っておいて、読み進みつつ、ノートにまとめたり、社内SNSに情報を書き込んだりして、自分が後で使えるようにします。
車での移動が香川においては圧倒的に多いのですが、以前ならラジオを聴いたり、好きな音楽をかけたり、あるいはテレビの音声だけ聴いたりでしたが、現在は、経営の勉強のCD-ROMや、これはと思った音声教材をiPodに溜め込んでおいて、聴くようにしています。これという教材は、100回ぐらいは聴かなきゃというつもりで。僕は記憶力が高いほうではない、まぁ、凡人ですので、一回聴いたぐらいでは抜けていきます。100回、200回と聴いてやっと自分の肥やしになるようです。そう考えると、移動時間は大事な勉強時間になるのです。
僕たちは営業車を2台保有していますが、どちらの車にも、このような音声教材のCD-ROMを10枚ずつほど搭載しています。お客様先への往復の間、寸暇を惜しんで何度も何度も聞くことで、質の向上が図られていると感じます。
ルーチン業務のマニュアル化
2008年08月06日 13時21分
忙しい、これ以上は無理！って時は、集中力も途切れ途切れで悪夢のスパイラルになりますね。TODOリストを何回いじっても全然減りません・・・。
組織においてこういう負のスパイラルがはじまると生産性は一気に低下します。「取りあえず、集まろう！」と声をかけ、よく聞いて見ると、「プロジェクト型の業務」と「ルーチン型の業務」が一緒にごちゃ混ぜで進行していることがよくありました。
そこで、これらを分ける作業から着手しました。
次にルーチン型の業務においては、本当にその業務が必要かどうかを精査し、これまでの方法がベストかどうか検討します。その後、マニュアル化を細かい部分まで進めます。マニュアル化すると「思考停止するんじゃないの？」とか、「マニュアルがないと動けない人材を育てるんじゃないの？」と思われがちですが、いろいろ試した結果、ルーチン業務に関しては徹底してマニュアル化し、スピード優先、品質優先にして、「思考」は、マニュアルの「改善」に振り向けた方がうまく進むように思います。その際、担当者が誰で、目安として何分（何時間）程度で終えるべきかなどもマニュアルに記載します。
ルーチン業務のマニュアルが揃ってきたら、担当者の割り振りを見直しつつ、各自のカレンダーに落とし込みます。プロジェクト型の業務が向いている人からは、できるだけルーチン的な業務の比率を下げてもらいます。ルーチン業務で、マニュアルの完成度が高く、カレンダーがしっかりしていると、少々業務が詰め込まれても、目の前のマニュアルを変えるだけで、15分単位で違う業務を滞りなくさくさく進めることが可能になります。
プロジェクト型の業務はそれなりの経験のあるプロジェクトマネージャが数本のプロジェクトをまとめて管理するなどすると案外スムーズに進みます。それでも、よく点検してみると、プロジェクト型と思いつつ、ルーチン業務に移行できるものが混じっていることがあったりするので、プロジェクトの課題のひとつに「ＸＸの仕組み化、マニュアル化」という項目を追加し、ルーチン業務としてのスタートまでをプロジェクトとして進めます。
僕たちの会社では、主に、セールス・マーケティング活動において、ルーチン業務を整備して、マニュアル化を進めているのですが、この方法に関しては別途ご紹介したいと思います。
研修合宿
2008年08月05日 14時21分
前回は開発合宿、課題処理合宿でしたが、今回は「研修合宿」についてです。僕たちの会社では、4月の新人入社時と、既存メンバー向けに秋と、年に二回ほど研修合宿を行います。普段から毎週金曜日を中心に社内研修は行っているのですが、泊りがけで行うといろいろメリットも多いですよ。
いろいろ合宿候補地は探しているのですが、僕たちの場合は創業以来、五色台の自然休暇村を利用させていただいています。
・オフィスにすぐに戻れないので集中できる
・見晴らしがよく、休憩時など気分爽快
・風呂が大きくて疲れが取れる
・食事もボリュームがあって、三食お願いできる
・広い会議室が利用できる
などなど。やはり日常から遠い、隔離性の高い場所ってことが大事でしょう。
昼前に着いたら、簡単なスケジュール確認のオリエンなどして、早速僕からプレゼン開始します。その後、午後の確認をして、昼食。ゆっくりしてから、主に、DVDの教材などを利用して、研修を進めます。センテンスごとに、僕がコメントをはさんで、身近な話題に落とし込みます。
夕方からはチームに分かれて課題に取り組んでもらいます。例えば、「インターネットを利用したまったく新しいサービスを考案して、企画書作成、プレゼンテーションを実施する」などです。ブレストから始まり、役割分担、他のチームの動向調査など、まさにプロジェクトマネジメントをけっこう真面目に実践してもらいます。
夕食は賑やかにアルコールも交えて。20時ぐらいから懇親会を部屋に戻って。最近ではWiiを持ち込んで大会開催したりなども盛り上がりますね。
翌日は最後のプレゼンテーションに向けて集中して取り組みます。けっこう苦労するのが時間配分。プレゼンテーションに練習時間を割くほうが大事だよ、と説明してもついつい企画書のまとめに時間を使い切ってしまいます。それでも、チームで一生懸命取り組んだプレゼンはなかなか見応えあります。
終わって片づけして、まとめなどして合宿を終えるのですが、五色台の山を景色を眺めながら下っていると、「これから下界の現実社会でがんばるんだ！」という気持ちになってきます。面白いですよ。
開発合宿（課題処理合宿）
2008年08月05日 10時06分
なかなか課題消化が進まない。TODOが毎日増えていくばっかり。やりたいことはあるのに、頼める人が誰もいない・・・。
ということが多くはありませんか。
システム開発系の会社や、プログラマーの方々の間では数年前から「開発合宿」というものが活発に行われています。通常のオフィスなど仕事場から離れて、例えば温泉宿や民宿などにこもって、集中的に短期間で劇的に開発効率を高める手法です。
僕らも2年半前に試しに5名のメンバーで3時間かかる山小屋風の宿泊施設に行き、合宿しました。行きの車の中でもブレストを繰り返し、アイデアをブラッシュアップしていきます。そして、決めておいた課題処理の手法を明確にしていきます。着く頃にはかなり頭が戦闘モードになっています。
着いたら、すぐにネットワーク回線を確認して、作業できる空間を作ります。眺めのいい部屋が好ましいですね。まずはストレッチなどしてモチベーションをアップしていきます。
で、そこからは集中して開発なり作業に取り掛かります。迷ったときに決断できるメンバーが入っているとさらに効率があがります。リーダーがひとりひとりの作業内容を把握して、アイドルタイムが出ればすぐに別の作業を依頼できるようにスタンバイします。
食事はできれば付いていることが好ましいですが、そうでない場合は、リーダーが用意するのがベストパフォーマンスです。とにかく作業の手をできるだけ止めないようにします。食事時のアルコールは判断が難しいところですが、夜は作業効率を考えないなら、差し支えないでしょう。普段できない会話をたっぷりするのもメリットですし。
ノッテきたメンバーにとっては夜の時間も有効活用したいものなので、そこは止めずに任せます。時には徹夜ということもあります。
日程は短くても2泊3日をお薦めします。二日目の昼にものすごいスピードで作業が進むことが多いのです。初日の夜から朝にかけてさらに頭の中で段取りが進むのかもしれないですね。ちなみに、あまりスケジュールは優先度含めて、個々人では細かく規定しません。とにかくどんどん片っ端からやっつけていくのが理想です。
疲れたときのお風呂はできれば24時間対応できる環境が望ましいです。お菓子や飲み物も買い込んで臨みましょう。
そして、一番大事なことですが、決めた課題のアウトプットをとにかく重視することです。サービスならリリースすることです。2年半前の時は開発合宿だけで、ウェブサイトをひとつと、コミュニティサービスをひとつリリースすることに成功しました。
開発合宿の手法は課題解決にも応用可能です。たまった課題を一気に加速度つけて処理することで、その後の仕事にも断然素晴らしい影響が始まります。
帰路は、アウトプットの後処理などをこれまた打ち合わせしながら帰ることになります。また、帰路のどこかで食事などしながら、反省会を設けることもはずせません。過去の合宿では、
「生産性が100倍は違う！！」
という会話がよく出ます。煮詰まったら、多少の時間ロスは覚悟してでも合宿することを強くお薦めしますよ。けど、100倍も違ってもらうと、普段の仕事の進め方も見直さないといけませんねぇ（笑）。
続・メーリングリスト活用法
2008年08月04日 13時18分
前回の内容は、主に情報共有中心でしたが、個々の案件においては、進捗管理、工程管理、QC管理などプロジェクトマネジメントを支えるツールとなります。
MLのその他の活用法としては、下記のようなものが考えられます。
1.ブレインストーミング
2.課題を因数分解して前に進める
1のブレストへの活用は想像できると思いますが、ブレスト会議をML上で展開するのです。ブレスト自体は会議でもSkypeなど使ってももちろんできますが、時間拘束しないという点でMLでのブレストもけっこう使い勝手がいいですよ。
担当者が最初に案をいくつか箇条書きで投げたら、あとは受信した参加者が期限までにどんどん投稿をしていきます。基本は箇条書きの下に続けていくスタイルです。人の投稿を読みつつどんどんアイデアを膨らませて投稿を続けます。すると、すぐに100個ほどのアイデアが出てきます。期限が来たら担当者が類似のものを整理し、カテゴリー別にある程度整理します。
2は、課題解決手法としてMLを活用する方法です。どんな大きなゴールでも課題でも、極論すればこのML式解決法を使えばけっこう簡単に解決に向け動きますよ。
最初に大きな課題、ゴールなどをSubjectに記述して、投げます。それを受けて、どう進めるべきかなど解決に向けた、決定すべき事項や調査すべきことなどを書き込んでいきます。アクションが見えたら、それ自体を今度はSubject化して、因数分解ができないか、あるいは具体的なアクションとして担当とデッドラインが決まるまで該当メンバーが投稿し続けます。
運用方法としてはなかなか文章化するのが難しいのですが、例えば、ある課題をＡさんが投げたら、間髪いれずＢさんが反応して投げ返す。ところが、Ｂさん他メンバーは集中してそのMLに対応できない状況かもしれない。その場合は、Ａさんは自分で投げた課題に対して、自分でどんどんスピード感持って解決策を投げていきます。
イメージとしてはキャッチボールではあるのですが、誰もレシーバーがいない場合は、壁に向けて投げてキャッチボールを続ける感じです。とにかく、自分が手元にボールを持っている時間を短くすることがポイントです。相手の手元にボールがあって、キャッチボールが止まりそうなら、走っていってボールを取って、また自分が他のメンバーや、壁に向かってボールを投げるとか（笑）
キャッチボールの回転数を上げ、滞留時間を短くしていけば、気がつくと、短時間で課題解決の道筋ができており、かつ、課題の大半は既に片付いているということさえあります。
新規事業の具体的なプロジェクト立ち上げ時などは、ひとつのMLで一日の投稿数が200を超えるなんてこともありました。トイレ行く間もないぐらい（笑）。脳内物質出ますね。
この課題解決MLには、できればジャッジできる権限のある人が入っているとベストです。
MLはインターネットのメール登場以来の古い技術ですが、新しいグループウェアにも負けないパワーがあると感じます。
早朝会議（３）
2007年02月05日 16時53分
会議が終わると、すぐに早朝会議担当者は議事録を作成し、9時半ぐらいには全社にメールで連絡します。議事録に続いて、担当者とデッドラインが追記された課題リストが配信されます。各々の担当となったものは、段取りをした上で、猛スピードでデッドラインを厳守し、かつ少しでも前倒しするために業務に散って行きます。会議の席上では意図的にデッドラインを当日にする項目が多いので、ゆっくり珈琲を飲んでる時間はありません。部署によってはお祭り状態です。
業務を遂行している中で、発生した課題は、もちろんその場で解決していくことがスピード経営的にも望ましいのですが、関係者が複数の部署にまたがる場合など、調整が難しい場合は翌日の議題にまわります。デッドラインが当日の課題も翌日の議題になります。他、社内から広く議題を当日中に集めます。少しの細かなことも放置せず、迷わず議題として専用のメーリングリストに投稿します。社内の飲み会などといった柔らかい話題も議題化します。こうして、終業時間までには新たな議題が出揃い、早朝会議担当者からメールで配信されます。
早朝会議を真剣に実践すると、「あれはどうなってる？」「聞いてない！」「もっと報告をしてください。ホウレンソウを忘れないでよ！」と言った会話がとにかくゼロ化します。また優先度の判断が概ね終わってますから「何から手をつけようか・・・」と言ったようなロスタイムも極端に減少します。誰に確認していいか分からず、もやもやしたまま仕事をしている・・・ということも経営者が知らないだけで担当者レベルでは日常的に発生しているロスですが、これも確実に減ります。何より、社内がどんどん意見を言い合って、刺激しあってという雰囲気になるようです。よく「コミュニケーションが足りない」と嘆く方が多いですが、実は「会話が足りない」ということのようですね。
早朝から元気な顔を見て、本質に迫る議論をし、計画をたてて、お互いプロとしての責任を確認し、冗談もいいながら「会話」を重ねると、そこから活力ある会社が生まれてきているのかもしれません。ぜひ早朝会議を実践し、会社丸ごと朝型になることをお奨めします。
早朝会議（２）
2007年02月05日 16時52分
参加メンバーは、自主的な参加ということにしていますが、役員全員と各グループのリーダーであるマネージャ職（課長職に相当）には基本的に参加をお願いしています。加えて、担当者レベルも自由に参加できます。勉強の意味もあるので担当者も参加するよう、マネージャから声をかけていることも多いようです。8時30分ですと通常でも出社している社員が多いので無理をしている感じはないようです。加えて、早朝会議担当として総務部署から1名は必ず参加します。基本的に毎日開催で、会議の議長は社長である私。私が出張や休暇で不在の場合は、副社長が代行します。副社長も不在の場合は開催を中止します。トップが不在では決断が遅くなるため、議題の消化スピードが遅くなります。
議題は前日の終業時間までに、早朝会議担当者から議題リストが全社員にメーリングリスト経由で配信されます。それ以降、開催時間までの間に新たな議題が発生した場合は、その旨、メーリングリストに投稿します。これは社長である私が発議した場合も同じです。当日の朝は、8時過ぎには参加メンバーが集まり始め、会議開始まではそれぞれ議題に対して報告事項などの最終まとめをしていますが、私自身もできるだけ早く、特に理解度が浅い議題の場合は背景などの調査のため、時には6時ごろから出社します。この準備をするかしないかで議題の消化スピードや、最適な解決方法を導き出せるかどうかに深く影響します。あまり理解できていない議題の場合、決断ができず、翌日に先送りをするようなことも過去にはありました。
開始時間が7時台になったりすると、実際問題、遠距離通勤者は負担が大きくなります。早朝会議自体は本来、就業時間内の効率性を高めて、残業を減らす効果があるので、退社時間は早くなると思うのですが、参加者に負担が少ない開始時間にするなど配慮が必要になってくるでしょう。我が社の場合は遠い人で1時間ぐらいなので、8時半開始なら問題ないようです。それに会議自体に遅れてくるのは、学校で遅刻するのが学校の近所に住んでいる子が多いというように、通勤時間とはあまり相関関係は無いように感じます。早朝かどうかに関係なく、会議自体に遅刻するということは会議の重要性をあまり感じていないということに通じるので、常習者はよく話し合った上で別の情報共有なりのプランを話し合ったほうがいいと思います。我が社でも罰金制を敷いたり、連帯責任性を導入してみたりしたことはあるのですが、それで解決するかというと、解決しません。早朝会議を実践すると決めた時に、参加メンバーととことんその重要性を話し合い、確認し、徹底的に意識レベルを高くするしかないと思います。
メンバーが揃ったら、議題リストに基づき、処理していきます。議題は、次のアクションを明確にし、担当者を決め、期日（デッドライン）を明確にします。司会進行は社長の役割です。すぐに決められることは決めるのですが、担当者なり、担当役員から報告が必要な場合は報告を受けます。その際、アクションプラン案も出してもらうのですが、曖昧な表現や数値化できる部分が数値になってないなどは即座に訂正を求めます。データに基づかない推測なども厳しくチェックします。この時間は本当に真剣勝負です。司会者としては頭がフル回転じゃないと進められません。お互いにロジカルに考え、知恵を出して、最適なアクションプランを決めます。その上で、担当者とデッドラインを決めるのです。真剣勝負ですから少々語気が荒くなることもあるのですが、そこで黙ってしまうようでは真剣とは言えません。場合によってはアクションプラン自体が50%程度の未完成のままということもありますが、とにかく走り出して、訂正に訂正を繰り返すことを求めます。会議自体のスピードもそうですが、アクションの遂行自体も意図的にスピードをあげないとあっという間に、夕方が来てしまいます。即断即決、即実行のスピード感を朝から全開にします。
（続く）
早朝会議（１）
2007年02月05日 16時50分
私はシステムの受託開発をメインとするIT系のベンチャー企業を経営しています。今回は我が社で毎朝行われている、早朝会議についてご紹介します。我が社にとって早朝会議とは、すべてを決める会議といっても過言ではありません。「今すぐ何をするか？」「今日何をするか？」「明日何をするか？」日々発生する課題に対し、すべての優先順位付けと担当者、期日（デッドライン）を決めるのが早朝会議です。
情報共有が重要だということはほとんどの会社の経営者が認識しているはずです。一人一人が歯車として仕事をするというのは、規定された仕様の製品を作るなど、毎日に変化がない時代の話。現代においては、日々変化する情勢に対し、社員が臨機応変に対応することが求められ、何がしかのチームで解決することがほとんどです。その際に重要なのが情報の共有です。メールやグループウェアなどのデジタルツールでかなり進展しているのは確かですが、それでも返事を待ってロスが発生したり、使っているメンバーが偏っていたりと、実際は活用し切れていないということも多いのではないでしょうか？
早朝会議では、デジタルツールでは伝えきれない想いや、元気そうかどうか、顔色などのビジュアルな情報まで含め情報共有することができます。早朝会議の場で続々と担当者とデッドラインが決まっていき、会議が終わったころには、迷うことなく業務に打ち込める体制が整います。日々進んでいる業務全般にまで渡って全社で情報共有でき、必ず達成する計画が立案できる仕組み。これが早朝会議です。
我が社の場合、現在は8時30分から開始しています。「早朝会議」と銘打つには遅いと感じるかもしれませんね。どちらかというと、「始業前会議」という意味合いでしょうか。開始時間の設定は、始業時間の考え方にもよります。9時なら9時にお客様からの電話が鳴り続けるとか、営業マンが9時と同時に駆け出していくなどの場合は、始業時間までに確実に終える必要があります。また、議題の数が定常的に20個を超えるようですとひとつの議題を2分で終わらせていくとしても40分以上かかります。慣れれば早くなるのですが、議題数が多いようなら、開始時間も応じて早める必要があります。我が社の場合は、平均15個の議題、平均2分で処理していきますので、約30分で終了します。始業開始時間になって終わっていなくても、お客様に迷惑がかからない範囲で継続し、とにかく議題を消化します。
（続く）
Gofield Way 「がんばるタイム」
2005年11月29日 13時04分
Gofieldが取り入れている「トリンプメソッド」のひとつに、「がんばるタイム」がある。Gofieldでは、13時～15時の間は、席を離れてはいけない。タバコはもちろん、トイレも駄目。コピーを取ったりも基本的に駄目。来客もできるだけこの時間をはずしてもらう。会議は禁止。談笑も禁止。電話をかけることも禁止。とにかく集中して抱えている課題を片付ける。
がんばるタイムが昼一番にあるということは、席を離れたりする仕事や会議は午前中に終わらせておかねばならないということになる。がんばるタイム後に片付けていては、デッドラインに間に合わないからだ。となると、朝の一番からトップスピードで臨まないと仕事が終わらない。
「がんばるタイム」が昼一番にあることで、「午前中」「がんばるタイム」「夕方」という一日の中に3つの時間帯が存在するようになり、「今日中」という先送りの申し子のようなデッドライン設定はできなくなる。何事も「即実行」なのだ。
Gofield Way 「早朝会議」
2005年11月25日 16時52分
今年の8月から導入した早朝会議。Gofieldを根本から変えた会議ともいえる。Gofield Wayとするには問題があるぐらい、天使のブラなどで有名なトリンプの方式だ。
■トリンプ
早朝会議以外にも、「がんばるタイム」や「即断即決！」などトリンプ方式を取り入れているのだけど、それは後日。
スタート時のエントリーはこっち。
早朝会議、社内ではGM2と呼ばれている。「Gofield Morning Meeting」の略。8時15分から開始される。8時10分までには集合。参加者はマネージャ以上とセクレタリのMさん。前日の夕方までにMさんから専用のMLに議題案の集計が投稿される。一日に多いときで40議案、少ないときで10議案。僕が議長になって、1議題あたり、長くても5分、だいたい2分程度で進めていく。会議で決めることは担当者とデッドライン。前日なり、当日の朝なりがデッドラインの案件は議題となるのだけど、その報告があいまいだったり、論理的でなかったりすると、けっこう僕が罵倒する。とにかく、僕も真剣だ。真剣勝負。何より、真剣勝負に挑む気があるかないかがまずは重要。やる気がない人は去ってもらう必要がある。
デッドラインは、できるだけ「今日中」が原則。大きな課題などそうは言っても無理なものがあるので向こう一週間を制限範囲にデッドラインを決めることもあるけど、原則は「今日中」。つーか、即実行。どんな大きな課題も、細かくし細分化すれば小さな課題の連続だ。なので、その小さな課題を片っ端から処理して前に進めてもらう。ここも真剣勝負だ。
・考える前にまず行動
・拙速歓迎
・修正訂正を繰り返して完成度を上げる
・意図的にスピードをあげる
「一箇所確認が取れなかったのでできてません」
こういうのは駄目。そこはほうっておいて他の部分をサービスインしようよ。
「ミスが起こりそうだったので後回しにしました」
ミスよりも、遅いことを僕は罵倒するぞ。
90%までできているのに、表に出てこないなどは最も僕は嫌いなこと。法的に問題だったり、人道的に駄目なことはいけないけど、ある程度の完成度でどんどん表に出そう。何事も。即断即決、即日実行。
こんな感じで、社内のあらゆる課題が処理されていき、担当者とデッドラインが決められる。
会議が終わったらすぐにセクレタリのMさんが議事録作成に。9時半ごろには議事録がMLに流される。それを待たずに即実行が決まったスタッフは、当日デッドラインの諸々を何とか終わらせるべく、スピード感を持って業務に集中する。議事録に続き、デッドラインの一覧表がこれもMさんからＭＬに昼頃に流れる。途中、当日発生した課題などが、議題として各自がGM2用のMLに投げて、明日の議題に追加され、夕方に明日の議題案が流れてくる。
Gofieldでは、MLが基本と前回書いたが、MLだけではやはりコミュニケーションが不足してしまう。コミュニケーションを維持する上で必須の場だ。GM2はマネージャ以上は必須だけど、誰でも参加できる。
早朝会議、各種MLはGofieldのスピードを保つ基幹システムともいえる。
Ｇofield Way 「メーリングリスト」
2005年11月15日 16時30分
Gofield社内では大変多くのメーリングリストが存在している。僕自身は情報の整理法としてMLを最大限活用する推進派なので、増殖しまくっている。その数が30を超える頃だろうか、ひとりのスタッフから、「混乱するので、これ以上増やさないで欲しい」と依頼があったが、止まらなかった。人間の感覚で混乱すること自体が管理手法に問題があるので、そっちを改善してもらう必要がある。
細かい論は置いておき、実際どういうMLがあるのか整理して、お知らせしてみよう。現在は100近いMLが稼動している。
大分類として、
1.お客様（あるいは外部の協力会社）との情報共有ML
2.お客様単位（もしくは案件単位）の社内用情報共有ML
3.社内の部門別、専門ML
項目1と2はセットで作成することが多い。「abc」というお客様の会社とのプロジェクトがスタートする時に、
abc@gofield.co.jp
というようなMLを作成する。同時に、abc社向けのGofield社内のプロジェクトチームを中心に、
gof-abc@gofield.co.jp
というMLを作成する。頭に、「gof-」という文字列を配することで、区別している。これは共通のルール。お客様に情報を遮断しているわけではなく、社内で先に議論しておく内容もあるわけでして。この方式は大変重要です。
項目3は、山のようにあるので、代表例を紹介しよう。
●ALL
スタッフ全員が入っているML。日報などもここ。どこのMLに投げていいか悩んだ時に取りあえず投げ込むMLの役割も果たしているし、「こいつは全員に晒す必要があるな」と僕が判断した時に、いきなり個別メール返信が転送されたりして、ちょっと恐怖のMLという側面もある。
●books
社内共有図書購入の申請や、購入時などの配架場所の案内など。いい本の案内なども投稿されるML。
●cf
顧客フォロー用のML。主に、戦略的なお手伝いをするべき、運用契約をしていただいているお客様に対して、定常的なレポートの作成や、定例会準備などが円滑に行われているかどうかチェックするML。美人セクレタリ陣が監視しているML。お客様フォローに問題があった場合は、ここのMLが機能していなかった証拠。
●FCST
予算管理用のML。朝夕にリマインダーが飛んできて、予算管理をすることを伝えてくれる。予算管理表の更新は某セクレタリの特権事項で、このML経由で更新を依頼することになる。月末は慌しい。
●GM2
早朝会議（Gofield/Morning/Meeting）用のML。黒幕の某セクレタリが、会議当日の議事録を9時半に投稿。夕方までには、更新された各自のデッドラインの集計を投稿。さらに、翌日の議題一覧が投稿される。合間で、各自が処理した内容を報告するメールが飛ぶ。発足以来、重要度が高いML。
●PR
社長室用ML。インフラ、総務、経理など、会社を支えるML。僕が調子いいときは、一日に50通ぐらい投稿するので、セクレタリ陣は閉口している。
●QC
品質管理ML。お客様への提示前には、このMLに投稿して、社内の品質チェックを通過する必要がある。
●ANTENNA
いろいろな為になる情報を共有するアンテナML。主に、購読しているメールニュースやブログサイトなどからクリッピングして投稿する。朝投稿されることが多い。
●QUESTIONS
なんかわからんこと、いろいろ質問するML。最近投稿少ない。
●BOARD
役員会用ML。経営課題を議論しあう。密室会議っぽいように思うかもしれないが、実態は傷の舐めあいです。小心者ML。
メーリングリストも作成しただけでは駄目で、それなりの哲学と信念を持って臨まないと仕事を増やすだけになりかねない。そのあたりはまた次回。